עשה ואל תעשה: כתיבת אימייל

28 בספטמבר 2010 מאת: ארז הדס-זוננשיין
עשה ואל תעשה באימייל

עשה ואל תעשה באימייל

לפני מספר שבועות כתבתי פוסט על איך לנהל את האימייל בצורה יעילה יותר. קבלתי מספר תגובות והבנתי שאנשים מאוד מתעניינים בשיטות ניהול, ואימייל בפרט. אז החלטתי להמשיך את זה לפוסט נוסף ולהרחיב על מספר טיפים לייעול כתיבת אימיילים. לפני הכל, הטיפ הכי חשוב הוא להיות זמין באימייל, יש אנשים שיכתבו לכם אימיילים במטרה לקבל מענה מיידי, אם לא תהיו זמינים – אף טיפ לא יעזור לכם בניהול האימייל.

נושא
אין שום סיכוי שאלחץ על קישור אם הטקסט לא מעניין. אין שום סיכוי שנקרא כתבה אם הכותרת לא מעניינת. הקדימו את הנמען לקראת תוכן האימייל שלכם באמצעות נושא האימייל. ציינו את שם הפרוייקט, תנו שם לבאג שמצאתם, ציינו עלות חשבונית מצורפת וכו'. תהיו ברורים בנושא ההודעה כך שהנמען יבין על מה מדובר ויוכל גם לאתר אחר כך את האימייל אם ירצה.

אל\העתק\העתק מוסתר
בהרמת יד בלבד, מי שלח פעם אימייל בו הוא כיתב תחת "אל" יותר מנמען אחד אך לא קיבל תשובה כלל?

  • לכל אימייל יכול להיות 'אל' אחד בלבד (להלן מונותאיזם)
  • רק הנמען תחת 'אל' רשאי להשיב לכלל המכותבים
  • למכותבים בהעתק – אסור להשיב לכלל הנמענים אלא רק למוען
  • מכותבים בעותק נסתר, לא כדאי שתשיבו בטעות לכולם


בולטים (תבליטים)

את המפסקה הקודמת יכולתי לכתוב ללא בולטים והיא היתה נכתבת עם הרבה יותר מילים. במקום זה, כתבתי את הפסקה הנ"ל באמצעות בולטים המעבירים את המסר בצורה ברורה ומסודרת. במקום לכתוב 'סיפור' ארוך, שימוש בבולטים יאפשר לנמען להגיב עניינית על כל סעיף אותו ציינתם במקום להשיב ב'סיפור' משלו.


פחות מ-50 מילים
אחד החוקים החשובים לי לכתיבת אימייל זה לא לעבור את ה-50 מילים. בדקתי את האימיילים היוצאים שלי וגיליתי שלמעלה מ-99% מהאימיילים שאני שולח לא עוברים את ה-50 מילים. אימייל הוא לא תחליף למסמך, הוא לא תחליף לפגישה, הוא אמצעי שעוזר לנו לנהל את היום שלנו. אם אתם יודעים כי האימייל אותו אתם מעוניינים לכתוב יעבור את 50 המילים עדיף להתקשר, ואם יש צורך – לסכם באימייל בסיום השיחה בפחות מ-50 מילים.


קיצורי מונחים

אימייל זה לא מסמך רישמי אך גם לא צ'אט. נכון שרובנו עושים FORWARD וכותבים FYI (For Your Information) בלבד, אך רצוי להימנע מקיצורי מונחים. אימייל צריך להיות ברור כבר בקריאה ראשונה, אל תקשו על הקורא בקיצורי מונחים שהכרתם מצ'אטים ולא בטוח שהקורא יבין.

היי, שלום, מה נשמע, איך היה
רוב ההתכתבויות שלנו מתבצעות אל מול העמיתים למשרד, גם אם אתם האנשים הכי לא נחמדים בעולם, לא יעזור לכם אם תשאלו לשלומם באימייל. וותרו על גינוני נימוסין וגשו ישר לעניין. קראתי פעם על מנכ"ל שהסביר כי רוב היום הוא מחוץ למשרד אך נשאר זמין לאימייל באמצעות הסלולרי, הוא הסביר כי הוא כל היום מגיב למיילים ועל מנת להקל על עצמו לאור הכתיבה המרובה, הוא מוותר על גינוני נימוסין. יש לכך תוקף רב בימינו בהם יש בסלולריים יותר מסכי מגע מאשר מקלדות.


קבצים מצורפים

אם כבר בסלולרי עסקינן, אנחנו יותר ויותר זמינים באמצעותו מה שמכביד עלינו לקבל קבצים. אך הסלולרי הוא רק בעייה אחת מעצם העובדה כי תיבת האימייל של כולנו מוגבלת. אין אחד שלא נתקל בבעיית נפח הזכרון באימייל בשלב כזה או אחר ונאלץ 'לנקות' אותו על מנת לאפשר קבלת אימיילים חדשים. השתדלו לוותר על צירוף קבצים ואם אין ברירה השתדלו לשמור אותם בנפח קטן ככל האפשר.

כמו תמיד, אם יש לכם טיפים נוספים אתם מוזמנים לכתוב בתגובות או לשלוח לי אימייל ל- erezson בגימייל.

מופיע בקטגוריות: כללי
תגיות: ,

תגובות

תגובה אחת על ”עשה ואל תעשה: כתיבת אימייל“
  1. מאת יובל ש:

    מסכים, חשוב, בעיקר לנושא המכותבים באימיילים.

ה