חמישה טיפים לניהול האימייל

9 באוגוסט 2010 מאת: ארז הדס-זוננשיין
ניהול יומי של האימייל

ניהול יומי של האימייל

אחד הדברים החשובים ביותר בסדר יום של מנהל מוצר\פרוייקט או ראש צוות, זו הזמינות למענה באימיילים. לא פעם הכפופים אליך באופן ישיר לא יושבים איתך באותו החלל, לפעמים עובדים נשלחים לעבודה במשרדי שותף\לקוח או מנהל מחלקה אחרת רוצה לשמוע את דעתך לפני שימשיך בפעילות שלו, וכל אחת מהסיבות הנ"ל דורשות מאיתנו להיות זמינים באימייל.

מצד אחד מאוד חשוב להיות זמינים באימייל, לתת מענה מהיר וקונקרטי אבל אסור לנו לעבור את הקו הדק שבין ניהול של אימייל לבין לתת לאימייל לנהל אותנו ולשאוב לנו יותר מידי זמן. בשנים האחרונות קראתי רבות על דרכים וטיפים לניהול זמן ואימייל, ישנם מספר חוקים שאני מציב לעצמי בכדי לייעל את ניהול האימייל באופן יומיומי. אני אשמח אם תגיבו ותשלחו לי הצעות משלכם לניהול זמן ואימייל, סביר להניח שישנם עוד טיפים רבים שיוכלו לעזור לי ולשאר הקוראים.

1.  To/CC – החוק היבש אומר שאם אתם נמצאים תחת 'העתק' (מכותב) להודעת אימייל אסור לכם להגיב, רק מי שההודעה נשלחה אליו באופן ישיר רשאי להגיב. סביר להניח כי במידה ואתם לא הכתובת הישירה באימייל, לא מצפים מכם להשיב. בנוסף, רוב הסיכויים שאימיילים שכותבתם אליהם, כותב ההודעה או הממוען ידברו איתכם על כך בשיחת מסדרון. לכן, אימיילים בהם אתם מופיעים תחת סעיף 'העתק'\CC, צבעו אותו בצבע שונה, רצוי בצבע אפור שלא יתפוס לכם את העין כמו צבע אדום או כחול כהה אך עדיין יראה שונה מהודעה חדשה בצבע שחור כהה. הודעות אלו יזכו להתייחסות משנית מכם. שימו לב כי אני לא ממליץ להעביר הודעות אלו לתיקייה נפרדת כי מצב זה יגרום להתעלמות מוחלטת מצדכם, גם אם לא התכוונתם לכך, במיוחד אם אתם מקבלים עשרות-מאות אימיילים ביום.

2.  Thread – א' שלח הודעה לתפוצת מנהלים, ב' ו-ג' הגיבו תוך 3 דקות, אתם קראתם את האימייל כעבור שעה ולא שמתם לב ש-ב' ו-ג' כבר ענו למייל באופן ענייני והתגובה שלכם בזבזה את זמנכם, או יתרה מכך אתם מצטיירים כאנשים שמגיעים לאימייל שלהם באיחור ומגיבים לנושא לא רלוונטי. חבל, לא? השתמשו בשרשורים (Thread), הציגו את האימייל הראשוני והתגובות לו בשרשור מחובר כך שתוכלו לקרוא את כל הדיון בטרם תגיבו. זה עוזר גם בתצוגת כמות האימיילים, לא פעם מתנהלים שרשורים ארוכים בזמן שאתם בישיבה וכאשר אתם חוזרים למחשב אתם מגלים המון אימיילים שבעצם מדברים על אותו הנושא, הצגת האימיילים בצורת שרשור תפתור לכם את הדילמה "מי הגיב למי", באיזה הקשר ובאיזה סדר, וכמובן – תחסוך מכם מצב לא נעים של תגובות לא לעניין ובמיוחד חסכון בזמן.

3.  הודעות ממערכת ניהול משימות – הנה מקרה אמיתי שקורה לכל מנהל מוצר:

  • ביקשתם ממנהל הפרוייקט לעבוד אל מול המתכנתים על מספר אפשרויות חדשות במוצר.
  • מנהל הפרוייקט פתח 5 משימות
  • המתכנתים החלו לעבוד על המשימות
  • בכל פעם שנוספת הערה או מבוצע שינוי באחת המשימות כ-ו-ל-ם (וגם אתם) מקבלים אימייל
  • המתכנתים סיימו, מנהל הפרוייקט בדק, אישר – וסגר את המשימות. לכבוד סגירת כל אחת מהמשימות קיבלתם עוד אימייל

אני מאוד מקווה שאתם סומכים על מנהל הפרוייקט שלכם שיבצע את המשימה כמו שצריך ויעדכן אתכם במידה ויש בעיה, אם אתם לא עומדים בקריטריון הנ"ל אתם בבעיה. אם אתם כן סומכים עליו אין לכם צורך לקבל את כל ההודעות על כ-ל ההתנהלות של המשימות. צרו מסנן\חוק שיעביר את כל ההודעות המגיעות ממערכת ניהול המשימות אל תיקייה ספציפית. קבלו לתיבת הדואר הנכנס אך-ורק הודעות על משימות שנסגרו וצבעו אותן באדום על מנת שתוודאו כי אכן המשימות בוצעו כפי שביקשתם.

4.  חוק 50 מילים – קראתי פעם שלכתיבת מיילים דרך מובייל יש חוקים שונים מכתיבת מייל באמצעות המחשב. מיילים באמצעות המובייל צריכים להיות קצרים, ללא היי-ביי-מה-נשמע וכו', ולענות בכמה שפחות מילים. אני מאוד אוהב לכתוב מיילים קצרים ועניינים, מבדיקה שעשיתי גיליתי כי רוב המיילים שלי כוללים עד כ-50 מילים. אני מאמין כי מיילים ארוכים אינם יעילים, מעייפים ועדיף להתקשר מאשר להשקיע זמן בכתיבת מייל שברוב המקרים במידה והוא יצא ארוך אז גם המכותב לא יבין.

5.  30 שניות לסימון קריאה – הנה שני מקרים מחיי היום יום, שני המקרים מתחילים בכך שקיבלתם מייל:

  • סיטואציה א': סימנתם את המייל שהגיע זה עתה ובדיוק באותה השנייה א' נכנס אליכם למשרד ואמר לכם "תכנס לאתר" ואמר לכם כתובת כלשהי. אתם נכנסתם לאתר, והמייל שרק עתה סימנתם לקרוא כבר סומן כנקרא.
  • סיטואציה ב': אתם עובדים על מסמך, פתאום נכנס מייל, אתם נכנסים לתיבה רק כדי לקרוא ברפרוף, המייל סומן כנקרא ואז חזרתם אל המסמך.

שתי הסיטואציות הנ"ל גרמו למייל שלכם להיות מסומן כנקרא ובהמשך הוא ייעלם בין ערימת המיילים שתקבלו, במיוחד לצד המיילים שיצבעו בצבע שחור כהה. שנו את הגדרות תוכנת המייל כך שקריאת מייל תחשב רק לאחר 30 שניות שההודעה היתה פתוחה, כך תבטיחו בהמשך כי ההודעה לא תחמוק מעיניכם.

תגובות

תגובה אחת על ”חמישה טיפים לניהול האימייל“
  1. מאת גדי:

    הטיפ לגבי שינוי הגדרת ה – 30 שניות נראה לי יעיל ביותר, כי בעבר כבר יצא לי לאבד כמה מיילים בגלל שהסימון נעלם. בעקבות הפוסט, שיניתי את ההגדרות. תודה.

ה